Services

Organisation de conférences

Planification des conférences

Nous nommons un Directeur Client qui est votre point de contact et celui de vos partenaires tout au long du projet. Le Directeur Client est entouré d’un Chef de Projet et d’une équipe de spécialistes, et leurs principales responsabilités se résument à garantir la réussite de votre événement, tant sur le plan quantitatif que qualitatif, et d’assurer que votre conférence reflète votre stratégie, vos objectifs et vos intérêts.

Gestion du lieu et des prestataires de services

Nous avons de l’expérience en logistique à échelle mondiale. Notre équipe vous soutient non seulement dans la phase de préparation de votre conférence, mais aussi pour tous vos besoins sur place lors de l’événement. Ils gèrent toute la chaîne logistique, la recherche des meilleurs lieux et fournisseurs, leurs contrats et la coordination, sur place et en amont. L’équipe est aussi responsable de la Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE) ainsi que de la gestion des risques.

Gestion financière

Le Service Financier de K.I.T. Group gère l’ensemble des activités financières et le flux de trésorerie. En outre, les questions de taxes et d’impôts sont gérées avec une approche centralisée et en étroite collaboration avec des conseillers fiscaux internationaux. Nos experts financiers sont responsables de la gestion financière liée aux inscriptions, au sponsoring et au budget de chaque événement, et peuvent vous accompagner dans tous les aspects de préfinancement, de contrôle de crédit, de flux de trésorerie, de provisions de plans d’urgence, d’assurance, de conformité aux règles locales en vigueur, et d’audits, afin de garantir une bonne santé financière tout au long du projet.

Développement de programmes scientifiques

Notre Service de Développement du Programme propose un contenu et des thèmes novateurs qui contribuent à maximiser l’impact de votre événement. Notre équipe s’occupe de toute la communication avec les intervenants et les experts, y compris leur voyage et leur séjour sur place. Grâce à nos outils de planification de sessions, nous garantissons un programme et des interventions de haute qualité. Notre secrétariat s’occupe aussi des accréditations CME.

Communications & conception visuelle

Notre équipe de webdesigners, graphistes, experts en communication et gestionnaires de données vous aident à impliquer et convaincre votre public. Nous possédons des connaissances pointues pour développer une stratégie de communication 360° qui permet de promouvoir votre conférence de manière ciblée. Qu’il s’agisse de signalétique, brochures, sites web, production vidéo, conférences de presse ou couverture médiatique sur les réseaux sociaux, nous vous aidons à formuler vos idées pour les rendre plus visibles.

Nous nous attelons quotidiennement à maximiser l’impact de votre mission et de votre programme afin de positionner votre conférence et à en croitre la participation.

Services aux participants

L’expérience de chaque participant commence par l’inscription et les premières impressions comptent beaucoup. Notre outil d’inscription en ligne REACT (Registration and Accommodation Tool) est facile d’utilisation et peut être totalement personnalisé aux couleurs de votre association ou société savante.

Notre équipe est plurilingue et multiculturelle et notre plateforme d’inscriptions est un outil sur mesure avec une passerelle de paiement sécurisé, et est adaptée aux smartphones et tablettes. Vous bénéficiez en plus d’un tableau de bord qui vous donne accès en temps réel à toutes les statistiques de votre événement.

K.I.T. Group gère les inscriptions et les paiements, y compris la gestion des rappels de paiement. Nous proposons aussi un service d’inscription sur place pendant la conférence.

Service d’hébergement

Les participants ont le choix de leur hébergement et notre équipe est là pour proposer une offre variée à chacun, voyageant seul ou en groupe.

K.I.T. Group collabore avec de nombreux groupes hôteliers à travers le monde, ce qui nous assure une excellente base de négociation pour obtenir des tarifs compétitifs et des conditions contractuelles avantageuses.

Notre plateforme de réservation en ligne est facile d’utilisation et comprend un système de paiement sécurisé.

Développement commercial

Nous gérons aussi le sponsoring des événements. Nous faisons tout pour assurer que les exposants, les publicitaires et les sponsors reçoivent un excellent service et le retour sur investissement qu’ils attendent. Tout cela contribue également au rayonnement et à l’impact de votre conférence.

A travers nos outils, nous proposons toute une gamme d’expositions, d’ateliers, de campagnes promotionnelles et des symposiums. Notre mot d’ordre est de protéger la légitimité et l’indépendance de votre association tout en assurant un revenu optimal grâce à notre esprit d’innovation.

L’informatique

K.I.T. Group possède un large éventail d’outils et de logiciels afin de proposer des services et des produits de qualité et permettre de gérer les données de vos participants en toute sécurité, transparence et simplicité. Nous appliquons des mesures de protection de données pour tous les utilisateurs. Nous respectons les lois de protection des données en vigueur et nous allons même au-delà de celles-ci, en appliquant des standards plus exigeants.

Notre infrastructure informatique est gérée par notre équipe interne et s’adapte à chaque centre de congrès.

Gestion de destinations

Notre réputation tient de notre qualité de service et le client est au centre de toutes nos préoccupations. Nous possédons d’excellentes connaissances locales ce qui vous permet, ainsi qu’à vos participants, de vous sentir à l’aise où que vous soyez.

Nous développons des animations sociales uniques qui complètent votre événement et offrent une possibilité de plus pour vos participants de faire du réseautage. Nous travaillons sur tous les aspects allant du développement du concept, recrutement d’artistes si nécessaire, restauration, sécurité et transport. Nous concevons des animations sociales adaptées à chaque budget.

Gestion des associations et des sociétés savantes

Gestion administrative

La charge de travail d’une association ou société savante peut être très chronophage. Nous offrons des services opérationnels, financiers et administratifs adaptés. Nous nous occupons également des aspects juridiques et fiscaux, et vous informons des assurances à contracter. Les prévisions budgétaires, la comptabilité et les audits font aussi partie de nos prestations.

Participation des membres d’une association ou société savante

Les relations entre une association et ses membres sont primordiales. Nous mettons en œuvre les stratégies nécessaires pour que vos membres deviennent partie prenante de votre société savante et pour que leur effectif augmente au fil des mois. Notre plateforme dédiée à vos membres est facile d’utilisation et facilite ainsi à la fois de nouvelles adhésions et le renouvellement d’adhésions existantes. Nous répondons à toutes les demandes de vos membres à travers notre centrale d’appels multilingue. Nous avons également la possibilité de coordonner et de gérer votre comité, vos réunions stratégiques, la gestion de bourses ou l’élection de votre conseil d’administration.

Recherche de partenariats

Pour réussir, une société savante a besoin de partenariats fiables. Notre rôle est à la fois de nous occuper des relations avec vos partenaires et sponsors existants, mais aussi de rechercher de nouvelles opportunités de partenariats et donations. La diversification sur de nouveaux marchés et le développement de nouvelles stratégies contribueront à la durabilité de votre société savante.

Consulting

A la base de chaque société savante florissante existe une stratégie cohérente. Notre service de consulting propose des solutions sur mesure et conseille sur les meilleures pratiques en vigueur pour que vous puissiez aussi bénéficier de l’expérience d’autres associations. Nous pouvons vous aider à développer votre mission, à définir une vision et des objectifs clairs, vous conseiller sur le financement de vos projets et sur la diminution de risques, tout en utilisant les nouvelles technologies pour que vous ayez toujours un temps d’avance.

 

Communications internes et externes

La communication est la clé de la réussite. Nous améliorons votre image en gérant et en promouvant votre mission. Nous faisons du lobbying pour votre organisation quand cela s’avère utile. Nos experts prennent en charge la conception et la gestion de votre site web et de vos newsletters. Nous vous garantissons une communication forte et réussie. Peu importe le type d’événement que vous préparez, nous sommes à vos côtés.

L’événementiel

Développement du concept

  • Conception créative
  • Mission et licences
  • Opportunités de sponsoring
  • Recherche d’artistes et de partenaires
  • Modélisation et soutien financier

Gestion du contenu

  • Marketing
  • Réservation et gestion des artistes
  • Production d’émissions télévisées en direct
  • Relations média
  • Réseaux sociaux
  • Intégration de produits
  • Accueil et protocole VIP

Production d’événements 

  • Permis et autorisations
  • Gestion des fournisseurs
  • Coordination logistique
  • Hygiène et sécurité
  • Billetterie
  • Recherche de prospects
  • Conception et gestion F&B