Konferenzplanung

Wir verfügen über engagierte Teams, die sich auf nationale, europäische sowie internationale Veranstaltungen spezialisiert haben. Hierfür ernennen wir auf unserer Seite einen ‚Account Director’. der in Bezug auf Know-How und Qualifikation zu Ihnen passt. Als Kontrollinstanz ist der ‚Account Director‘ während der gesamten Laufzeit des Projektes für Sie und Ihre Partner der wichtigste Ansprechpartner und der Repräsentant Ihrer Veranstaltung. Darüber hinaus wird für jedes Projekt ein Projektmanager zur operativen und administrativen Unterstützung bestimmt. Die Hauptverantwortung des ‚Account Directors‘ und des Projektmanagers besteht darin, den Erfolg Ihrer Veranstaltung sowohl qualitativ wie auch quantitativ zu gewährleisten und dafür zu Sorgen, dass die Veranstaltung Ihren Interessen und Zielen gerecht wird. Ihr ‚Account Director‘ und Ihr Projektmanager sind auch langfristig Ihre Repräsentanten innerhalb von K.I.T. Group und sichern so die Stabilität und die strategische Entwicklung Ihres Projektes.

Kongresslogistik & Veranstaltungsmanagement

Unsere weitreichenden Erfahrungen in den Bereichen Einkauf und Logistik sowie unsere internen Richtlinien sind Ihr Vorteil! Das für Sie aufgestellte Projektteam unterstützt Sie nicht nur in der Vorbereitung Ihrer Veranstaltung, sondern auch bei allen Anforderungen vor Ort. Es verantwortet offsite und onsite alle relevanten Veranstaltungsbereiche einschließlich Koordination aller Lieferanten, Beschaffungslogistik und SWOT-Analysen. Darüber hinaus kümmern wir uns auch um Maßnahmen, die der Nachhaltigkeit und der sozialen Verantwortung (Corporate Social Responsibility) dienen und ein optimales Krisen- und Risikomanagement gewährleisten.

Finanzmanagement

Ihr Geschäft ist in den Händen von K.I.T. Group sicher! Unsere Finanzabteilung kontrolliert alle finanziellen Aktivitäten und den gesamten Zahlungsverkehr. Darüber hinaus werden alle steuerlichen Angelegenheiten zentral und in enger Zusammenarbeit mit externen internationalen Steuerberatern bearbeitet und abgewickelt. Unsere Finanzexperten zeichnen für alle Aspekte rund um Registrierungs-, Sponsoring- und Veranstaltungsbudgetierung verantwortlich. Sie stehen Ihnen auf Wunsch gerne zur Seite und unterstützen Sie in allen Fragen der Vorfinanzierung, Kreditkontrolle, Notfallplanung, Versicherung, Budgetdisziplin, Rechnungsprüfung und des Cashflows. Unsere Finanzabteilung berät Sie gerne und hilft Ihnen, Ihre Veranstaltung finanziell abzusichern.

Programmplanung

Um den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu maximieren, kümmern wir uns nicht nur um die Lieferung perfekter, innovativer Inhalte sondern auch um die dazu passenden Lösungen. Unser Content Development Team kümmert sich über den gesamten Projektzeitraum hinweg um die Kommunikation mit allen Programmbeteiligten wie Dozenten, Referenten und Autoren. Die Nutzung unserer unkomplizierten Abstract-Management und Programmplanungs-Tools garantiert nicht nur die einwandfreie Qualität aller Programmprozesse, sondern sorgt auch dafür, dass alle wichtigen Beiträge und Berichte rechtzeitig für alle zur Verfügung stehen. Unser qualifiziertes Sekretariat kümmert sich zudem für Sie um CME-Akkreditierungsverfahren.

Kommunikation & Design

Unser in-house Team aus Web- und Grafikdesignern, Kommunikationsexperten und Datenmanagern unterstützt Sie dabei, Ihr Publikum auf den geeigneten Wegen zu erreichen. Sie entwickeln kundenzentrierte 360° Kommunikationsstrategien, um Ihre Konferenz auf allen Ebenen und reichweitenstark zu promoten. Egal ob es sich um Branding, Broschüren, Websites, Foto- und Videoproduktionen, PR, Social Media Marketing oder Online-Werbung handelt, wir helfen Ihnen, Ihre Ideen klar zu formulieren und sichtbar zu machen. Profitieren Sie von einer umfassenden, nachhaltigen Medienberichterstattung und einer Kommunikationsstrategie, die auf Ihre Veranstaltung zugeschnitten ist. Unser Kommunikations- und Designteam bietet Ihnen umfassende Unterstützung für Ihre Medien- und Marketinganforderungen inklusive Beratung, Design, Entwicklung, Social Kampagnenplanung, redaktionelle Zusammenarbeit und Evaluierung. Wir unterstützen Sie dabei, die Strahlkraft Ihrer Marke und Ihrer Inhalte zu maximieren und gleichzeitig Ihre Präsenz auf allen Plattformen zu optimieren, so dass Ihre Konferenz richtig platziert wird und viele Teilnehmer erreicht.

Teilnehmermanagement

Der erste Eindruck bietet sich dem Teilnehmer bei der Registrierung. Hierbei überlassen wir nichts dem Zufall. Mit unserem hochmodernen, flexiblen Online-Registrierungssystem REACT (Registration and Accommodation Tool) werden Ihre Teilnehmer professionell, schnell und nach individuellen Bedürfnissen registriert. Unser Teilnehmer-Management-Team besteht aus geschulten Mitarbeitern, die alle Prozesse reibungslos für Sie organisieren. Profitieren Sie von unseren mehrsprachigen und multikulturellen Mitarbeitern wie auch von unseren innovative Online-Tools für Registrierung, Zahlung und Monitoring. K.I.T. Group verwaltet alle eingehenden Anmeldungen und Transaktionen einschließlich des Wiedervorlagemanagements. Eine Vor-Ort-Registrierung ist während der gesamten Konferenzperiode möglich. Außerdem koordinieren und liefern wir für den gesamten Registrierungsprozess während Ihrer Veranstaltung vor Ort die notwendige Technik und das Büromaterial.

Hotelmanagement

Bei der Unterbringung haben Teilnehmer heutzutage die Qual der Wahl und die Herausforderung besteht darin, jedem Einzelnen und jeder Gruppe das richtige Angebot zum richtigen Preis und am richtigen Ort anzubieten. K.I.T. Group arbeitet weltweit mit zahlreichen Hotelketten zusammen und ist dadurch in der Lage, wettbewerbsfähige Preise und Vertragsbedingungen für Ihre Veranstaltung zu akquirieren. Wir können Ihnen für Ihre speziellen Anforderungen ideale Unterkunftslösungen anbieten. Unser mehrsprachiges Personal steht Ihren Teilnehmern gerne bei allen Unterbringungsfragen unterstützend und beratend zur Seite. Wir garantieren Ihnen attraktive Preise – egal ob für VIPs, Delegierte, Aussteller und Mitarbeiter – und wir bieten Ihnen hierfür benutzerfreundliche Online-Tools, sichere Zahlungssysteme und diverse web-basierte Dienstleistungen.

Unternehmensentwicklung & Partnerschaften

Wir pflegen wertvolle Beziehungen zu Sponsoren und achten darauf, dass Aussteller, Werber und andere Sponsoren die Leistungen und Renditen erhalten, die sie verdienen. Gleichzeitig sorgen wir dafür, den Wert und die Wirkung Ihrer Veranstaltung zu optimieren und zu steigern. Durch den Einsatz unserer eigenen Ausstellungs- und Kunden-Management Tools realisieren wir erstklassige, hochmoderne Ausstellungen, Workshops, Kampagnen und Symposien. Unser Leitmotiv ist es, die Legitimität und Unabhängigkeit Ihrer Organisation zu gewährleisten und optimale Erträge zu erzielen, indem wir unsere Produktpalette für ein breites Spektrum an Geschäftspartnern optimieren. K.I.T. Group nutzt eine etablierte und einfach zu bedienende Aussteller-Service-Plattform, die dazu beiträgt, nachhaltige Beziehungen zu unseren Partnern aufzubauen und zu pflegen und Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele zu unterstützten.

IT Dienstleistungen

Wir entwickeln Web-Tools und Software-Anwendungen, um unseren Kunden qualitativ hochwertige Dienstleistungen und Produkte anbieten zu können, mit denen sich Informationen und Daten Ihrer Teilnehmer sicher und zuverlässig verwalten lassen. Bestmöglicher Datenschutz und Sicherheit ist hierbei eine Selbstverständlichkeit und jederzeit gewährleistet. In punkto Datenschutz richten wir uns dabei nach den gesetzlichen Bestimmungen und gehen für unsere eigenen Entwicklungen und Umsetzungen weit über geltende Datenschutzstandards hinaus. Die für Konferenzen und Veranstaltungen notwendige IT Infrastruktur wird von unserem erfahrenen IT-Team erstellt und koordiniert. Unsere Teammitglieder verfügen über langjährige Erfahrung in der Entwicklung von IT-Strukturen für Konferenzen und Veranstaltungen und sind durch ständige Fort- und Weiterbildungen stets auf dem neuesten Stand. Die individuellen, technischen Anforderungen des Veranstaltungsortes werden hierbei individuell berücksichtigt. Während der Veranstaltungen erstellt unser Team die komplette IT-Infrastruktur für den Registrierungsbereich und sorgt zudem für den laufenden Betrieb und Support.

Rahmenprogramme

Unseren exzellenten Ruf verdanken wir nicht zuletzt unserer Arbeit für Veranstaltungen aller Art. Unser Fokus liegt dabei stets auf den Bedürfnissen unserer Kunden und die wir mit unserem Know-How erfüllen. 

Wir entwickeln besondere und einzigartige Rahmenprogramme, die eine perfekte Mischung aus gesellschaftlichem Event und maßgeschneiderten Formaten sind. Unsere Event-Manager entwerfen für Sie hierbei inspirierende Programme, die Ihre Veranstaltung zu besonderen Erlebnissen werden lassen.

Wir organisieren alles was Sie benötigen: angefangen bei der Konzeptentwicklung, über das Ticketing, das Catering, den Bühnenbau, die fesselnde Live-Unterhaltung, den Sicherheitsdienst bis hin zum Transport. Kurzum: Egal ob aufwendig oder kosten-bewusst, egal ob Eröffnungsveranstaltung oder Mini-Marathon – wir entwerfen und realisieren die Veranstaltung, die Sie sich wünschen und die am besten zu Ihnen und Ihren Gästen passt.

Tagesgeschäft & Administration

Die tägliche Arbeitsbelastung eines Verbandes kann sehr zeitintensiv sein. Wir kümmern uns um Ihre täglichen Routine- und Verwaltungsarbeiten wie auch Ihren Rechtsbeistand. Budgetierung, Buchhaltung und Wirtschaftsprüfung gehören selbstverständlich auch zu unserem Portfolio und wir geben Ihnen die geeigneten digitalen Werkzeuge an die Hand, die die Zusammenarbeit und Arbeitsabläufe in Ihren Teams erleichtern.

Mitgliedermanagement

Partnerschaften

Eine erfolgreiche Organisation braucht zuverlässige Partnerschaften. Wir kümmern uns nicht nur um Ihre Industrie- und Sponsorenbeziehungen, sondern entwickeln auch neue Fundraising Möglichkeiten für Sie. Die Erschließung neuer Märkte und die Entwicklung neuer Produktstrategien wird die Existenz und Dauerhaftigkeit Ihres Verbandes unterstützen. Die Distribution von Publikationen und anderen wissenschaftlichen Produkten gehört hierbei ebenfalls zu unserem Alltag. Gerne stellen wir Ihnen darüber hinaus auch unsere Compliance-Expertise zur Verfügung.

Beratung

Hinter jeder erfolgreichen Organisation steht eine zielgerichtete Strategie. Wir beraten Sie gerne und können Ihnen bewährte Verfahren mit auf den Weg geben, damit Sie von der Expertise und den  Erfahrungen anderer Organisationen profitieren können. Wir helfen Ihnen eine Vision zu formulieren und Ziele zu definieren. Hierbei nutzen wir natürlich neueste Technologien, damit Ihre Organisation immer einen Schritt voraus ist. Wir beraten Sie bei der Finanzierung Ihres Projektes sowie notwendiger Risikominimierungen.

Interne & externe Kommunikation

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Wir verbreiten und promoten Ihr Image und Ihre Marke. Wir entwickeln Multi-Stakeholder Konzepte und setzen uns für Ihre Organisation ein, wann immer es von Vorteil und nützlich für Sie ist. Unsere Experten kümmern sich um Ihre Online Präsenz und managen Ihren Web-Auftritt wie auch Ihre Publikationen. Durch unsere CRM-Tools für Kampagnen garantieren wir Ihnen eine erfolgreiche Kommunikation mit Ihrer Zielgruppe. Was auch immer Sie planen, wir sind an Ihrer Seite.

Konzeption

• kreative Konzeptentwicklung
• Markengestaltung und Lizensierung
• Sponsorakquise
• Buchung & Künstlermanagement
• Finanzmanagement

Programmmanagement

• PR und Marketing
• Buchung und Künstlermanagement
• Live TV Show Produktion
• Pressebetreuung
• Produktplatzierung
• VIP und Gästemanagement und Protokoll

Event-Produktion  

• Genehmigungen und Behördenabsprache
• Koordination aller Gewerke
• Logistik
• Sicherheit und Erste Hilfe
• Ticketing
• Lead-Erstellung
• Catering-Konzepte