Leistungen

    Konferenzmanagement

    Jede Konferenz ist ein einzigartiges Event für Weiterbildung und Netzwerke, bei dem jede einzelne persönliche Erfahrung wertvoll ist. Ihr Verband verdient die besten Ergebnisse – jederzeit und wo immer Ihr Veranstaltung ist. Hierfür haben wir die logistischen, organisatorischen, finanziellen und kreativen Resourcen, die Ihre Veranstaltung braucht.

    Konferenzplanung

    Wir verfügen über engagierte Teams, die sich auf nationale, europäische und / oder internationale Veranstaltungen spezialisiert haben. Hierfür ernennen wir auf unserer Seite einen ‚Account Director’. der in Bezug auf Know-How und Qualifikationen zu Ihrem Unternehmen passt. Als Kontrollinstanz ist der ‚Account Director‘ während der gesamten Laufzeit des Projektes für Sie und Ihre Partner der wichtigste  Ansprechpartner und der Repräsentant Ihrer Veranstaltung. Darüber hinaus wird für jedes Projekt und Projektteam zur operativen und administrativen Unterstützung ein/e Kongressmanager/in bestimmt.

    Die Hauptverantwortung des ‚Account Directors‘ und des Kongressmanagers besteht darin, den Erfolg Ihrer Veranstaltung sowohl qualitativ als auch quantitativ zu gewährleisten und dafür zu Sorgen, dass die Veranstaltung Ihren Interessen und Zielen gerechnet wird.

    Ihr ‚Account Director‘ und Ihr Kongressmanager sind auch langfristig Ihre Repräsentanten innerhalb von K.I.T. Group und sichern so die Stabilität und strategische Entwicklung Ihres Projektes.

    Kongresslogistik & Veranstaltungsmanagement

    Unsere weitreichenden Erfahrungen in den Bereichen Einkauf und Logistik sowie unsere internen Richtlinien sind Ihr Vorteil!

    Das für Sie aufgestellte Organisationsteam unterstützt Sie nicht nur in der Vorbereitung Ihrer Veranstaltung, sondern auch bei allen Anforderungen vor Ort.  Es verantwortet  Off- und Onsite das gesamte Supply-Chain-Management einschließlich der Koordination aller Lieferanten und der Beschaffungslogistik sowie SWOT-Analysen.

    Darüber hinaus kümmern wir uns auch um Maßnahmen, die der Nachhaltigkeit und der sozialen Unternehmensverantwortung (Corporate Social Responsibility) dienen und sind für das Krisen- und Risikomanagement zuständig.

    Finanzmanagement

    Ihr Geschäft ist in den Händen von K.I.T. Group sicher! Unsere Finanzabteilung kontrolliert alle finanziellen Aktivitäten und den gesamten Zahlungsverkehr. Darüber hinaus werden alle steuerlichen Angelegenheiten zentral und in enger Zusammenarbeit mit externen internationalen Steuerberatern bearbeitet und abgewickelt.

    Unsere Finanzexperten zeichnen für alle Aspekte rund um Registrierungs-, Sponsoring- und Veranstaltungsbudgetierung verantwortlich. Sie stehen Ihnen auf Wunsch gerne zur Seite und unterstützen Sie in allen Fragen der Vorfinanzierung, Kreditkontrolle, Notfallplanung, Versicherung, Budgetdisziplin, Rechnungsprüfung und des Cashflows.

    Unsere Finanzabteilung berät Sie gerne und hilft Ihnen, Ihre Veranstaltung finanziell abzusichern.

    Programmplanung

    Um den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu maximieren, kümmern wir uns nicht nur um die Lieferung perfekter, innovativer Inhalte sondern auch um die dazu passenden Lösungen. Unser Content Development Team kümmert sich über den gesamten Projekt- und Entwicklungszeitraum um die Kommunikation mit allen Beteiligten wie Dozenten, Referenten und Autoren.

    Die Nutzung unserer unkomplizierten Abstract-Management und Programmplanungstools garantiert nicht nur die einwandfreie Qualität der Dokumentationen und Vorlagen, sondern sorgt auch dafür, dass alle wichtigen Beiträge und Berichte rechtzeitig und für alle zur Verfügung stehen. Unser qualifiziertes Sekretariat kümmert sich zudem um das CME-Akkreditierungsverfahren.

    Kommunikation & Design

    Unser in-house Team aus Web- und Grafikdesignern, Kommunikationsexperten und Datenmanagern unterstützt Sie dabei, Ihr Publikum zu erreichen. Sie entwickeln kundenzentrierte 360° Kommunikationsstrategien, um Ihre Konferenz auf allen Ebenen und reichweitenstark zu promoten und zu verbreiten. Egal ob es sich um Branding, Broschüren, Webseiten, Foto- und Videoproduktionen, PR, Social Media, Display handelt, wir helfen Ihnen, Ihre Ideen klar zu formulieren und sichtbar zu machen.

    Profitieren Sie von einer umfassenden, nachhaltigen Medienberichterstattung und einer Kommunikationsstrategie, die auf Ihre Veranstaltung zugeschnitten ist. Unser Kommunikations- und Designteam bietet Ihnen umfassende Unterstützung für Ihre Medien- und Marketinganforderungen inklusive Beratung, Design, Website-Entwicklung, Social Media Präsenz, Networking, Kampagnen, redaktionelle Zusammenarbeit und Evaluierung.

    Wir unterstützen Sie dabei, die Strahlkraft Ihrer Marke und Ihrer Inhalte zu maximieren und gleichzeitig Ihre Präsenz auf allen Plattformen zu optimieren und so Ihre Konferenz richtig zu platzieren und viele Teilnehmer zu erreichen.

    Unternehmensentwicklung & Partnerschaften

    Wir pflegen wertvolle Beziehungen zu Sponsoren und achten darauf, dass Aussteller, Werber und andere Sponsoren die Leistungen und Rendite erhalten,
    die sie verdienen –  gleichzeitig sorgen wir dafür,  Wert und Wirkung Ihrer Veranstaltung zu optimieren und zu steigern.

    Durch den Einsatz unserer eigenen Expo- und Customer-Management Tools ersetzen mit Ausstellungs- und Kunden-Management Tools realisieren wir erstklassige, hochmoderne Ausstellungen, Workshops, Kampagnen und Symposien. Unser Leitmotiv ist es, die Legitimität und Unabhängigkeit Ihrer Organisation zu gewährleisten und optimale Erträge zu erzielen, indem wir unsere Produktpalette für ein breites Spektrum an Geschäftspartnern optimieren.

    K.I.T. Group nutzt eine etablierte und einfach zu bedienende Aussteller-Service-Plattform, die dazu beiträgt, nachhaltige Beziehungen zu unseren Partnern aufzubauen und zu pflegen und Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele zu unterstützten.

    Teilnehmermanagement

    Der erste Eindruck bietet sich dem Teilnehmer bei der Registrierung. Wir überlassen dabei nichts dem Zufall.

    Mit unserem hochmodernen, flexiblen Online-Registrierung-System REACT (Registration and Accommodation Tool) werden Ihre Teilnehmer professionell, schnell und nach individuellen Bedürfnissen registriert. Unser Teilnehmer-Management-Team besteht aus geschulten Mitarbeitern, die alles reibungslos organisieren.

    Die Registrierung wird von unserem mehrsprachigen und multikulturellen Mitarbeitern durchgeführt und es stehen innovative Online-Registrierungssysteme so wie sichere Zahlungssysteme –  auch für alle mobilen Geräte – zur Verfügung. Wir bieten Ihnen ein Client-Dashboard mit 24/7 Echtzeitstatistiken zur Anzeige von Registrierungs- und Finanzdaten.

    K.I.T. Group verwaltet alle eingehenden Anmeldungen und Transaktionen einschließlich des Wiedervorlagemanagements. Eine Vor-Ort-Registrierung ist während der gesamten Konferenzperiode möglich. Ausserdem koordinieren und liefern wir für den gesamten Registrierungsprozess die notwendige Technik und das Büromaterial.

    Hotelmanagement

    Bei der Unterbringung haben Teilnehmer heutzutage die Qual der Wahl und die Herausforderung besteht darin, jedem Einzelnen oder jeder Gruppe
    die richtige Option zum richtigen Preis und am richtigen Ort anzubieten.

    K.I.T. Group arbeitet weltweit mit zahlreichen Hotelketten zusammen und ist damit in der Lage, wettbewerbsfähige Preise und Vertragsbedingungen für Ihre Veranstaltung zu akquirieren. Wir können Ihnen für Ihre speziellen Anforderungen  ideale Unterkunftslösungen anbieten.

    Unser mehrsprachiges Personal steht Ihren Teilnehmern oder Gruppen gerne bei allen Unterbringungsfragen unterstützend und beratend zur Seite. Wir garantieren Ihnen attraktive Preise,  egal ob für VIPs, Delegierte, Aussteller und Mitarbeiter, und bieten Ihnen neben einer große Auswahl an Unterkünften,  benutzerfreundliche, mobile Online-Tools, sichere Zahlungssysteme und diverse webbasierte Dienstleistungen.

    IT Dienstleistungen

    Wir entwickeln Web-Tools und Software-Anwendungen, um unseren Kunden qualitativ hochwertige Dienstleistungen und Produkte anbieten zu können und Informationen und Daten Ihrer Teilnehmer sicher und unkompliziert zu verwalten. Bestmöglicher Datenschutz und Sicherheit ist für alle Benutzer gewährleistet. In punkto Datenschutz richten wir uns selbstverständlich nach den gesetzlichen Bestimmungen, dabei gehen unsere eigenen Entwicklungen und Umsetzungen weit über geltende Datenschutzstandards hinaus. 

    Die für Konferenzen und Veranstaltungen notwendige IT Infrastruktur wird von unserem erfahrenen Inhouse-Team erstellt und verwaltet. Unsere Teammitglieder verfügen über langjährige Erfahrung in der Entwicklung von IT-Strukturen für Konferenzen und Veranstaltungen und sind durch ständige Fort- und Weiterbildung stets auf dem neuesten Stand. Die individuellen, technischen Anforderungen des Tagungsortes werden selbstverständlich berücksichtigt. Auf den Veranstaltungen erstellt das Team die komplette IT-Infrastruktur für den Registrierungsbereich und sorgt für den laufenden Betrieb und Support.

    Event Management

    Unseren exzellenten Ruf verdanken wir nicht zuletzt unserer Arbeit am Zielort, unser Fokus liegt dabei ganz auf den Bedürfnissen unserer Kunden und dabei ist eine unserer Stärken unser lokales Know-how. Sie und Ihre Teilnehmer können sich also ganz wie zu Hause fühlen, wo immer Sie sich aufhalten.

    Wir entwickeln besondere und einzigartige Rahmenprogramme, die eine perfekte Mischung aus gesellschaftlichem Event und massgeschneiderten Touren sind. Unsere Eventmanager entwerfen für Sie ein inspirierendes und engagiertes Rahmenprogramm, das Ihre Veranstaltung abrundet und zu einem besonderen Erlebnis werden lässt.

    Wir organisieren alles was Sie benötigen: von der Konzeptentwicklung über das Ticketing, das Catering, den Bühnenbau, die fesselnde Live-Unterhaltung, den Sicherheitsdienst bis hin zum Transport –  wir machen all das und noch Vieles mehr. 

    Egal ob aufwendig oder kostenbewusst, von der Eröffnungsveranstaltung bis hin zum Mini-Marathon – wir entwerfen und realisieren die Veranstaltung, die Sie benötigen und die am besten zu Ihnen passt.

    Verbandsmanagement

    Wir haben die Resorucen, Expertise, Lösungen und Leidenschaft, um Ihrem Verband bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben und Erreichung Ihrer Ziele behilflich sein zu können.  Wir helfen Ihnen, die Präsenz, den Zuspruch und die Erfolge zu erzielen, die Ihr Verband verdient!

    Tagesgeschäft und Verwaltung

    Die tägliche Arbeitsbelastung einer Gesellschaft oder eines Verbandes kann sehr zeitintensiv sein. Wir kümmern uns um Ihre täglichen Routine- und Verwaltungsarbeiten genauso wie um Ihren Rechtsbeistand. Budgetierung, Buchhaltung und Wirtschaftsprüfung gehören selbstverständlich auch zu unserem Portfolio und wir geben Ihnen neue elektronische Werkzeuge an, die die Zusammenarbeit und Arbeitsabläufe in Ihren Führungsgremien erleichtern.

    Mitglieder-Management

    Die Beziehung zwischen einem Verband und seinen Mitgliedern ist entscheidend. Dank unseres mehrsprachigen Call-Centern und unseres professionellen Online-Supports sind Ihre Mitglieder in professionellen Händen.

    Die Zufriedenheit Ihrer Mitglieder ist unser oberstes Ziel: wir implementieren notwendige Strategien, um Mitglieder enger einzubinden und Ihre Zahl zu erhöhen. Unsere Mitgliederportale sind einfach zu bedienen und zu erleichtern die Rekrutierung von Neuzugängen und Mitgliedschaftserneuerungen. Dank unseres CRM-Tools für Kommunikation und Kampagnenführung garantieren wir Ihnen eine erfolgreiche Kommunikation mit Ihren Mitgliedern und anderen Zielgruppen. Außerdem verwalten wir Ihre Ausschüsse und Sitzungen und koordinieren Abstimmungen und Wahlen.

    Partnerschaften

    Eine erfolgreiche Organisation braucht zuverlässige Partnerschaften. Wir kümmern uns nicht nur um Ihre Industrie- und Sponsorenbeziehungen, sondern entwickeln auch neue Fundraising Möglichkeiten für Sie. Die Erschließung neuer Märkte und die Entwicklung neuer Produktstrategien wird die Existenz und Dauerhaftigkeit Ihrer Gesellschaft unterstützen. Der Vertrieb von Publikationen und anderen wissenschaftlichen Produkten gehören zum Alltag. Gerne stellen wir Ihnen auch unsere Compliance-Expertise zur Verfügung.

    Beratung

    Hinter jeder erfolgreichen Organisation steht eine konsequente Strategie. Wir beraten Sie gerne und können Ihnen bewährte Verfahren mit auf den Weg geben, damit Sie von der Expertise und den  Erfahrungen anderer Organisationen profitieren können. Wir helfen Ihnen eine Vision zu formulieren und Ziele zu definieren. Und natürlich nutzen wir neue Technologien, damit Ihre Organisation immer einen Schritt voraus ist. Wir beraten Sie bei der Finanzierung Ihres Projektes sowie dessen Risikominimierung.

    Interne & externe Kommunikation

    Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Wir verbreiten und promoten Ihr Image und Ihre Marke. Wir entwickeln Multi-Stakeholder Konzepte und setzen uns für Ihre Organisation ein, wann immer es von Vorteil und nützlich ist.

    Unsere Experten kümmern sich um Ihre Online Präsenz und managen Ihren Webauftritt wie auch Ihre Publikationen. Durch unsere CRM-Tools für Kampagnen garantieren wir Ihnen eine erfolgreiche Kommunikation mit Ihrer Zielgruppe. Was auch immer Sie planen, wir sind an Ihrer Seite.

    Event Management

    Wir konzipieren und realisieren inspirierende Events für jeden erdenklichen Sektor. Durch die Schaffung einzigartiger Erlebnisse für jeden Gast  erzielen wie die größtmögliche Sicthbarkeit für Ihre Marke. Komplexität spielt hierbei eine entscheidende Rolle, denn wir kümmern uns um alle Aspekte Ihres Events, damit Ihre Marke und Ihre Partner in jedem Bereich Ihres Events zur Geltung kommen und Ihre Gäste unvergessliche Momente erfahren.

    Konzeption

    • kreative Konzeptentwicklung
    • Markengestaltung und Lizensierung
    • Sponsorakquise
    • Buchung & Künstlermanagement
    • Finanzmanagement

    Programmmanagement

    • PR und Marketing
    • Buchung und Künstlermanagement
    • Live TV Show Produktion
    • Pressebetreuung
    • Produktplatzierung
    • VIP und Gästemanagement und Protokoll

    Event Production

    • Permits and authority issues
    • Supplier management
    • Logistical coordination
    • Security, health & safety
    • Ticketing
    • Lead generation
    • F&B concept & management

    Tools & Lösungen

    Wir glauben, dass Technologie die Reise des Kunden (Customer Journey) positiv gestalten und Prozesse für Ihre Teilnehmer vereinfachen und verbessern sollte. Daher entwickeln wir technische Lösungen, die die Kontaktpunkte mit Ihren Teilnehmern optimal stärken und Ihren Teilnehmern bei der Planung einer Konferenz- oder Event-Teilnahme helfen.

    Die Charaketeristika unserer Applikationen  ermöglichen es uns, Aktivität transparent zu dokumentieren und Prozesse nach Ihrem Bedarf zu regeln.  Teilnehmerbezogene Daten, werden dabei so generiert, dass sie unseren Kunden einen wertvollen Einblick in das Verhalten ihrer Teilnehmer bieten und darüber fortlaufende Verbesserungen für eine erfolgreiche Veranstaltungsplanung erlauben.

    Nachstehend finden Sie eine Beschreibung aller verfügbaren Lösungen, die eine professionelle Dienstleistung gewährleisten.

    Abstract Management System

    FAMS (Full Abstract Management System) ist eine webbasierte ‚Abstract‘ Management Plattform. Mit Hilfe eines unserer Partner haben wir dieses leistungsfähige Web-Tool entwickelt. Es erleichtert und vereinfacht den komplexen Prozess der ‚Abstract‘ Verwaltung in erheblichem Maße. Die Applikation ist anwenderfreundlich, höchst flexibel und bietet State-of-the-art Technologie, wie  z.B. das Einfügen von Sonderzeichen und Bildern, personalisierte Logins und ein Tool zur Reiseplanung für Ihre Teilnehmer.

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    Online-Lösung für Registrierung und Hotel

    REACT (Registration and Accommodation Tool) ist eine webbasierte Registrierungsplattform, die den gesamten Prozess des Teilnehmer-Managements umfasst. Teilnehmer registrieren sich über ein Online-Anmeldeformular, basierend auf individuellen Parametern wie z.B. Art, Dauer und Anmeldedatum wird die entsprechende Teilnahmegebühr kalkuliert.

    Basierend auf Ihren Vorgaben, generieren wir ein Online-Anmeldeformular, das es den unterschiedlichen Teilnehmerntypen ermöglicht, sich mit Ihrer individuellen Anmeldegebühren online zu registrieren. Das Online-Anmeldeformular wird als Pop-up-Fenster auf der Forumwebseite geöffnet. Banküberweisungen und Kreditkartenzahlungen werden über das ‚K.I.T. Group Secured Gateway‘ System abgewickelt.

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    Online-Lösung für Reisemanagement

    REACT Travel ist eine webbasierte Flug- und Buchungsplattform, die in unsere Registrierungs- und Unterbringungs-Anwendung integriert ist. Der gesamte Prozess des Referenten- und Teilnehmer-Managements befindet sich an ein- und derselben Stelle und bietet so Referenten und Teilnehmern  für Registrierung, Abstract-Management, Flugbuchung, Auto-  und Hotelreservierungen eine einfache und komfortable All-in-One-Lösung.

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    Konferenz- und Event App

    Mit der Konferenz-App REACT steht mobilen Nutzern der ideale Begleiter für den Konferenztag zur Verfügung. Sie erhalten alle wichtigen Informationen mit nur einem Klick in einem mobilen Format. Unser engagiertes Experten Team übernimmt das Projektmanagement für die Entwicklung Ihrer Konferenz-App, unterstützt sie bei der Informationsbeschaffung, übernimmt die Datenintegration, das Grafikdesign und das Hochladen und Pflegen von Inhalten

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    Online-Bestellsystem für Aussteller und Sponsoren

    ESOS® ist unser web-basiertes Bestell-Tool für Aussteller und Sponsoren. Es bringt Aussteller, Sponsoren, Anbieter und Konferenzveranstalter auf einem einfach zu bedienenden, transparenten Bestell-Portal zusammen. Egal ob Einrichtungs- und Ausrüstungsgegenstände oder Cateringwünsche, auf ESOS® finden Sie alles. Hier können Sie auch noch in letzter Minute bestellen und Änderungen vornehmen. Lieferanten und Dienstleistungen sind zentral aufgeführt, was eine genaue Übersicht über den jeweilig aktuellen Bestellstatus ermöglicht und alle Vorbereitungen erheblich erleichtern.

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    3D Ausstellungsplattform

    Der 3D Viewer ist eine dynamische, interaktive Plattform, die einen neuen benutzerorientierten Ansatz für Ausstellungsplanung und Design bietet. Erhöhen Sie die Sichtbarkeit Ihrer Sponsoren und verbessern Sie die Erfahrung Ihrer Teilnehmer mit unserem 3D Exhibition Viewer.

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    Online-Lösung zur Teilnehmererfassung

    Mit unserem System zur elektronischen Teilnehmererfassung bieten wir Ausstellern eine schnelle und einfache Möglichkeit, Kontaktdaten der Teilnehmer zu erhalten und zu speichern. Durch einfaches Scannen des Namensschildes eines Teilnehmers mit dem mitgelieferten Scanner, wird der Kontakt in ein von uns für Sie eingerichtetes Onlineportal eingetragen.

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    Social Media Marketing

    Social Media ist zu einem entscheidenden und unverzichtbaren Bestandteil der modernen Kommunikation geworden und spielt in der Kongress- und Veranstaltungsbranche eine wichtige Rolle. Als fester Bestandteil eines zeitgenössischen Marketing-Mix bietet Social Media viele Vorteile bei der Vermarktung für eine Veranstaltung. Speziell auf Ihren Kongress zugeschnitten, bietet wir Ihnen umfassende Unterstützung für Ihre Social Media-Anforderungen einschließlich Beratung, Design, Networking, Kampagnen, redaktionelle Zusammenarbeit und Evaluierung.

    Machen Sie Ihre Marke stark und bekannt, profitieren Sie von der direkten Interaktion und Echtzeit-Kommunikation mit Ihren Teilnehmern und Followern.

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    Web Plattform

    WAVE ist unsere modulare Web-Plattform für  die Erstellung von  individuellen Webseiten für unsere Kunden. Es handelt sich um eine moderne Webanwendung für Nutzer und Redakteure gleichermaßen. Von einer einfachen Webpräsenz bis hin zu einer komplexen Webseite mit interaktiven Inhalten, mit WAVE können Sie alles individuell, flexibel und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten realisieren.

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    Online-Lösung für Vortragsmanagement

    FAMS Live ist ein ausgeklügeltes und äußerst flexibles Präsentations-Management-System, das es Referenten ermöglicht, ihre Präsentationen schnell und pannenfrei im Vortragsraum schon vor dem eigentlichen Vortrag hochzuladen. FAMS funktioniert mit allen Präsentationsformaten und Größen.